Рациональная организация работы бухгалтерии
Как рационально организовать работу бухгалтерии – это проблема, с которой сталкивается каждый начинающий главбух. Улучшение бухгалтерского документооборота полезно в любой компании, независимо от ее специфики ее деятельности. Рационализация документации помогает уменьшить издержки на обеспечение учетного аппарата, снизить количество ошибок отчетности и документах, оптимизировать работу бухгалтерии.
Чтобы управлять движением документов в бухгалтерии, устанавливаются сроки и очередность обработки документации – график документооборота. На составление такого графика оказывают влияние нормативы, регулирующие деятельность бухгалтерии, а также потребности компании и контрагентов. График рационализирует документооборот компании, устанавливает сроки нахождения документа в каждом подразделении, количество подразделений и/или ответственных лиц, которые он должен пройти. Этой работой занимается главбух компании, привлекая других бухгалтерских работников. График составляется в виде таблицы или в виде перечня работ с указанием исполнителей, подразделений, порядка взаимодействия между ними и сроками.
При составлении графика учитывается размер компании, структуры, видов деятельности и их специфики (производство, продажи, оказание услуг и выполнение работ). График утверждает руководитель компании, а отдельные выписки передаются соответствующим исполнителям для внедрения в практическую деятельность фирмы.
Перед составлением графика документооборота готовятся альбом и табель форм бухгалтерской документации.
Табель форм бухгалтерских документов устанавливает общий порядок их подготовки, оптимизирует состав документации и закрепляет ее юридический статус. Табель объединяет все управленческие документы компании, в том числе бухгалтерские.
Альбом форм представляет полный сборник всех применяемых в компании документов с их описанием и порядком заполнения. Альбом форм позволяет унифицировать формы документов, применяемых в бухгалтерии конкретной организации и уменьшить сложность их оформления.
На первом этапе рационализации бухгалтерского документооборота проводится анализ удовлетворенности сотрудников организации учетной информацией, соответствие документации правовым нормативам, применяемых к бухгалтерским документам, и общее соответствии документооборота задачам бухгалтерии.
Проводится анализ первичных учетных документов на наличие обязательных реквизитов по Федеральному закону № 402-ФЗ: наименование, дата, указание должностного лица, ответственного за операцию, сделку, наличие подписи лиц и пр. Для электронных документов электронных реестров бухгалтерского учета обязательно наличие электронной подписи.
Следующий этап – подготовка предложений по изменениям в содержании документации и ее составе.
Еще один аспект рационализации бухгалтерского документооборота – это уточнение состава форм и содержания документов. Документация проверяется на наличие излишних форм и дубликатов, устаревших форм, форм, которые необходимо корректировать или требующих разработки.
В результате составляется обновленный перечень состава форм бухгалтерских документов. Для тех документов, которые должны быть включены в номенклатуру, формируются карты. Карта документа содержит его наименование, назначение, этапы разработки его содержания, согласующих лиц, адресатов, порядка регистрации и хранения данного документа.
Затем документы представляются во все подразделения компании, которые взаимодействуют с ними, и должностным лицам. На этом этапе окончательно уточняются проекты необходимых документов, которые затем рассматривает главный бухгалтер организации. Затем руководитель организации утверждает табель и альбом форм, после чего они применяются в практике. Альбом форм является приложением к приказу об учетной политике компании.
Внесение изменений в табель и альбом форм происходит на следующих основаниях:
- изменения в законодательстве и федеральных стандартах, а также локальных нормативах, регламентирующих бухгалтерский учет;
- изменения структуры компании, организационно-правовой формы и пр.
01.02.2016
РА Motton Pik